Política de Tratamiento de Datos Personales de botparati

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Razón social: Diotec S.A.S.
• NIT: 901.776.027
• Marca comercial: botparati
• Sitio web: botparati.com
• Dirección: Cra. 12 # 169-50, Bogotá, Colombia
• Correo electrónico para habeas data: habeasdata@botparati.com
• Teléfono: +57 3118544135

2. Objeto de la Política

Esta política tiene por objeto informar a titulares, prospectos, usuarios, clientes, contactos comerciales, proveedores, contratistas, aliados y visitantes del sitio web sobre las reglas aplicables al tratamiento de sus datos personales por parte de botparati.

También describe las finalidades del tratamiento, los derechos de los titulares, los canales para ejercerlos, las medidas generales de seguridad y las condiciones bajo las cuales podemos actuar como responsables o encargados del tratamiento.

3. Marco Normativo

Esta política se fundamenta en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten.

4. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, orientación política, convicciones religiosas, entre otros.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales a un responsable ubicado dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado ubicado dentro o fuera de Colombia para que realice tratamiento por cuenta del responsable.

5. Principios Aplicables al Tratamiento

botparati tratará los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

6. Datos Personales que Podemos Tratar

Según la relación con el titular y el canal utilizado, botparati podrá tratar las siguientes categorías de datos:

6.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Número telefónico y número de WhatsApp.
• Empresa, cargo, sector, ciudad y país.
• Datos incluidos en mensajes, formularios, conversaciones o solicitudes comerciales.

6.2. Datos comerciales y de negocio

• Necesidades comerciales, procesos de ventas, canales de atención y criterios de calificación.
• Información suministrada para diagnósticos, demostraciones, propuestas, implementación, soporte o seguimiento.
• Datos relacionados con reuniones, cotizaciones, órdenes de servicio, contratos, facturación y soporte.

6.3. Datos derivados de conversaciones con asistentes IA

• Mensajes enviados por WhatsApp, formularios, chat u otros canales conectados.
• Historial de conversación, intención comercial, respuestas a preguntas de calificación, preferencias, disponibilidad y solicitudes de agendamiento.
• Información generada o estructurada por el asistente IA para facilitar seguimiento comercial, atención, clasificación o derivación a un asesor humano.

6.4. Datos técnicos y de navegación

• Dirección IP, identificadores de dispositivo, tipo de navegador, sistema operativo y datos de sesión.
• Páginas visitadas, fuente de tráfico, eventos de interacción, fecha y hora de acceso, parámetros UTM y métricas agregadas o seudonimizadas.
• Información obtenida mediante cookies, píxeles, etiquetas, almacenamiento local, herramientas de analítica o tecnologías similares, conforme a nuestra Política de Cookies.

6.5. Datos de terceros entregados por clientes

Cuando una empresa cliente conecta canales, bases de datos, CRM, calendarios, formularios o herramientas propias a una solución de botparati, podremos tratar datos de sus prospectos, clientes, usuarios o contactos finales conforme a las instrucciones del cliente y al acuerdo aplicable.

7. Datos Sensibles y Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

botparati no solicita intencionalmente datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes para sus actividades comerciales ordinarias. Si por la naturaleza de una conversación, formulario o integración el titular suministra este tipo de información, será tratada únicamente cuando exista autorización válida, obligación legal o una finalidad legítima compatible con la solicitud, aplicando mayores medidas de protección.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo en los casos permitidos por la ley.

8. Finalidades del Tratamiento

botparati podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes recibidas a través del sitio web, formularios, WhatsApp, correo electrónico, llamadas, reuniones u otros canales.
• Contactar prospectos, realizar diagnósticos comerciales, programar demostraciones, preparar propuestas y hacer seguimiento comercial.
• Diseñar, configurar, operar, supervisar y mejorar asistentes comerciales con inteligencia artificial.
• Responder mensajes, calificar prospectos, agendar reuniones, enviar recordatorios y transferir conversaciones a asesores humanos cuando corresponda.
• Integrar el servicio con CRM, calendarios, WhatsApp, formularios, herramientas de automatización, proveedores de IA, analítica, correo y plataformas de soporte.
• Gestionar relaciones contractuales, órdenes de servicio, facturación, pagos, soporte, auditoría, seguridad y cumplimiento de obligaciones legales.
• Enviar comunicaciones comerciales, educativas, informativas o de producto relacionadas con botparati, cuando exista autorización o una base legal aplicable.
• Analizar el uso del sitio web, medir campañas, entender fuentes de tráfico y mejorar la experiencia de navegación.
• Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados, incidentes de seguridad, uso indebido de canales o afectaciones a la disponibilidad del servicio.
• Gestionar consultas, reclamos, solicitudes de habeas data y comunicaciones con autoridades competentes.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, comerciales, contractuales y regulatorias.

9. Autorización del Titular

botparati solicitará autorización previa, expresa e informada cuando sea legalmente exigible. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, contractuales o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular autorizó el tratamiento.

La autorización podrá recolectarse, entre otros medios, a través de:

• Casillas de aceptación en formularios web.
• Envío voluntario de formularios, mensajes o solicitudes de contacto.
• Interacción voluntaria por WhatsApp, chat, correo electrónico u otros canales habilitados.
• Aceptación de propuestas, contratos, órdenes de servicio o documentos comerciales.
• Banners, paneles o mecanismos de gestión de cookies cuando corresponda.

10. Tratamiento Mediante WhatsApp y Asistentes IA

botparati utiliza asistentes comerciales con inteligencia artificial para apoyar procesos de atención, calificación, seguimiento y agendamiento. Al interactuar con estos canales, los mensajes y datos suministrados podrán ser tratados para responder solicitudes, entender necesidades, clasificar oportunidades, generar resúmenes, facilitar continuidad comercial y conectar la conversación con herramientas autorizadas.

Los asistentes IA pueden generar respuestas automáticas basadas en instrucciones, flujos, información comercial, reglas de negocio, integraciones y contexto disponible. botparati implementa medidas razonables para mejorar la calidad de las respuestas, pero la intervención humana puede ser necesaria en situaciones complejas, sensibles, excepcionales o de alto impacto.

11. Roles de botparati como Responsable y Encargado

11.1. botparati como responsable

botparati actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos de sus propios prospectos, visitantes del sitio, clientes, proveedores, aliados, contratistas y contactos comerciales.

11.2. botparati como encargado

Cuando una empresa cliente contrata o configura soluciones de asistentes IA para tratar datos de sus propios prospectos, clientes o usuarios finales, botparati podrá actuar como encargado del tratamiento. En estos casos, el cliente es responsable de definir las finalidades, contar con autorizaciones o bases legales suficientes, informar a los titulares y dar instrucciones documentadas a botparati.

12. Compartición con Encargados, Proveedores y Terceros

botparati podrá compartir datos personales con terceros únicamente cuando sea necesario para cumplir las finalidades autorizadas, prestar servicios, cumplir obligaciones legales o proteger la seguridad de la operación. Estos terceros pueden incluir:

• Proveedores de hosting, infraestructura, almacenamiento, seguridad y servicios en la nube.
• Plataformas de mensajería, incluyendo WhatsApp y proveedores relacionados.
• Proveedores de inteligencia artificial, automatización, CRM, calendarios, correo electrónico, formularios y soporte.
• Herramientas de analítica, medición, experiencia de usuario, publicidad y atribución de campañas.
• Aliados, contratistas o consultores que apoyen implementación, soporte, estrategia comercial o mantenimiento.
• Autoridades administrativas, judiciales o regulatorias cuando exista obligación legal o requerimiento válido.

Cuando corresponda, botparati procurará establecer compromisos contractuales, técnicos y organizacionales orientados a la protección de los datos personales.

13. Transferencias y Transmisiones Internacionales

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por botparati pueden estar ubicados fuera de Colombia o almacenar/procesar información en otros países. En tales casos, botparati adoptará medidas razonables para que las transferencias o transmisiones internacionales se realicen conforme a la normativa aplicable y bajo condiciones adecuadas de protección.

14. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe dicha autorización.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

15. Procedimiento para Consultas y Reclamos

15.1. Canal habilitado

Las consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización podrán enviarse al correo habeasdata@botparati.com.

15.2. Información mínima de la solicitud

• Nombre completo del titular o de su representante autorizado.
• Documento de identificación o mecanismo razonable de verificación de identidad.
• Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
• Correo electrónico, teléfono o dirección para recibir respuesta.
• Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.

15.3. Tiempos de respuesta

Conforme a la Ley 1581 de 2012, las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción, prorrogable por cinco (5) días hábiles más. Los reclamos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción, prorrogable por ocho (8) días hábiles más. Si una solicitud o reclamo resulta incompleto, botparati podrá requerir al solicitante para que subsane la información necesaria.

16. Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, atender solicitudes, prestar servicios, mantener relaciones comerciales o contractuales, cumplir obligaciones legales, resolver disputas, realizar auditorías, proteger la seguridad y ejercer derechos de defensa.

Una vez cumplida la finalidad y siempre que no exista obligación legal o contractual de conservación, botparati podrá suprimir, anonimizar o bloquear los datos conforme a sus procedimientos internos.

17. Seguridad y Confidencialidad

botparati implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación, uso indebido o tratamiento no autorizado.

• Controles de acceso y permisos según rol.
• Buenas prácticas de seguridad en comunicaciones, almacenamiento e integraciones.
• Limitación de acceso a personal, contratistas o proveedores que requieran conocer la información.
• Revisión razonable de proveedores, configuraciones y flujos de tratamiento.
• Gestión de incidentes de seguridad cuando corresponda.

18. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando botparati esté obligada a registrar bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos o a cumplir deberes adicionales derivados de su tamaño, ingresos, actividad o condición jurídica, realizará las gestiones correspondientes conforme a la normativa aplicable.

19. Relación con Otras Políticas

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se complementa con nuestra Política de Privacidad, nuestra Política de Cookies y nuestros Términos y Condiciones. En caso de diferencia relacionada con el régimen colombiano de protección de datos personales, prevalecerá esta Política de Tratamiento de Datos Personales.

20. Vigencia y Modificaciones

Esta política rige a partir de su fecha de publicación. botparati podrá actualizarla para reflejar cambios legales, técnicos, comerciales u operativos. La versión vigente estará disponible en esta página con su fecha de última actualización.